各人が思いつくまま言いたい放題の「空中分解型」、みんなダンマリの「沈黙型」、予定時刻を過ぎても一向に終わる気配のない「ダラダラ型」など、非効率になりがちな会議。こちらでは、Googleの副社長で週70もの会議を切り盛りする「会議の達人」でもあるMarissa Mayerさん直伝の会議を効率化するコツをご紹介しましょう。

米誌「BusinessWeek」では、Mayerさんのインタビューから、経営陣や組織マネジャーが短時間で効果的な会議を運営するためのコツとして、以下の6点を挙げています。

　

コツ1：アジェンダを設定する

事前に会議のアジェンダを設定し、出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。こうすることで、「その会議で何を達成すべきなのか？」を各人に考えさせ、その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。

コツ2：議事録係を決める

会議の議事録をとる人を決める。Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、会議の進行と同時に、議事録もプロジェクターで映すようにしている。会議の欠席者にも議事録が共有され、会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。

コツ3：小規模の会議に時間を小分けする

5～10分単位で時間を小分けし、プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。一日中、会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、よりテーマを絞って各会議に臨める。

コツ4：「オフィスアワー」を設定する

米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。Mayerさんの例では16時～17時半がオフィスアワーで、相談や提案があるスタッフは"早いもの勝ち"の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。

コツ5：政治力は使わない、データを基本とする

アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、スタッフのやる気を損なわせる。Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、事実や証拠に基づき意思決定することになっている。

コツ6：時間を守る

Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、これは会議に集中させるために一定の効果がある。

時間にメリハリをつけること、公平性と公正性を担保する風土と仕組みを作ること、記録はきちんと残しておくことなどが、ポイントのようですね。このほか、会議や打ち合わせを効率化については、ライフハッカーアーカイブ記事「会議時間を効率的に短縮する4つのコツ」も参考にしてみてください。

How to Run a Meeting Like Google [Business Week via O'Reilly Radar]

Jason Fitzpatrick（原文／松岡由希子）