Kütüphanelerde halkla ilişkiler ve Türkiye'de durum
1. KÜTÜPHANELERDE HALKLA İLİŞKİLER
VE
TÜRKİYE’DE DURUM
Dr. Erol Yılmazerolxyilmaz@yahoo.com
Türkiye Büyük Millet Meclisi Genel Sekreterliği
“Bilkent’te Kütüphanecilik Seminerleri”
Ankara, 19 Nisan 2012
2. Plan:
Halkla İlişkiler
Tanım
Halk / Hedef Kitle
Amaç
Kısa Tarihçe
İlkeler
Kullanılan Araçlar
Kütüphanelerde ve Bilgi Merkezlerinde Halkla İlişkiler
Amaç
Kısa Tarihçe
Türk Kütüphaneciliği ve Halkla İlişkiler
Teorik Çalışmalar
Uygulama
Sonuç
Öneriler
3. Halkla İlişkiler;
bir işletme ile hedef kitle arasında karşılıklı
iletişim ve anlayışı oluşturmaya ve sürdürmeye
yardımcı olan ayrıcalıklı bir yönetim görevidir.
kamuoyunu etkileme ve ondan etkilenme
sürecidir.
hedef kitlenin sevdiği, beğendiği ve memnun
olduğu uygulamaları saptayarak bu
uygulamaları daha fazla yapmak; beğenmediği
ve memnun olmadığı uygulamaları ise, hiç
yapmamaktır.
4. Halk / Hedef Kitle:
Halkla ilişkilerde “halk”, bir ülke halkının
tamamı değil, onun içinden belli özellikleri
itibariyle bir araya getirilmek istenilen daha özel
bir grup, yani “hedef kitle”dir.
Hedef kitle, kaynak tarafından homojen
nitelikler taşıdığı ve ortak hareket ettiği
varsayılan çeşitli gruplardır. Bu grupları
belirleyen demografik, sosyoekonomik ve
kültürel özellikler vardır.
Hedef kitle, örgütün çalışmalarını etkileyen
ve ondan etkilenen kişiler ve kurumlardır.
5. Amaç:
Örgütün iç ve dış çevresi arasında olumlu ve sürekli iyi ilişkiler
geliştirmek,
Halk ile yönetim arasında karşılıklı güven sağlamak,
Kararların isabet derecesini artırabilmek için halktan bilgi almak,
Halkı aydınlatmaya ve faaliyetleri benimsetmeye çalışmak,
Yapılacak uygulamalarda hata oranını en alt düzeye indirebilmek
amacıyla, halkın istek, öneri ve şikayetlerini toplamak,
Halkta yönetime karşı olumlu düşünce ve davranışlar yaratmak.
Temel amaç, kurum ve kuruluşların ilgili çevreleriyle olumlu
ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim/ etkileşim
ortamı yaratmak ve hedef kitleyi etki altına almaktır.
6. Kısa Tarihçe:
İnsanların toplum halinde yaşamaya başlamalarından
bugüne…
İlk tarihsel örnekler Eski Yunan ve Roma’da. Halkın
düşüncesine verilen değerin göstergesi, duvar ilanlarındaki
söz: “Halkın sesi Tanrı’nın sesidir” (vox populi, vox dei).
Bugünkü anlamda yaklaşık yüz yıllık bir geçmişe sahip.
Halkla ilişkiler ifadesini ilk kez kullanan, dönemin ABD
Başkanı olan Thomas Jefferson (1807).
Öncü, 1919’da Rockefeller şirketinde danışman olarak
göreve başlayan gazeteci Ivy Lee.
İkinci önemli isim Edward L. Bernays. Üniversitede halkla
ilişkiler dersi veren ilk uzman.
2. Dünya Savaşı’ndan sonra önemi daha da iyi anlaşılıp
ABD’de iyice yaygınlaşıyor. Kısa bir süre sonra 5000 kadar
ticaret ve sanayi kuruluşu birer halkla ilişkiler servisine sahip.
1920’lerde Amerika’da, 1950’lere doğru Avrupa’ya giriş,
1960’lı yıllarda Türkiye’de yaygınlaşma.
8. Kullanılan Araçlar:
Broşürler,
Bültenler,
Dergiler,
Filmler,
Afişler,
Herkese açık davetler (Open House),
Pankartlar,
Poşetler,
Büyük reklam panoları (Billboards),
Sergiler,
Panolar,
Toplantılar, panel, sempozyum, seminer,
Kitaplar, kitapçıklar, el kitapları, yıllıklar,
Tişörtler, şapkalar, vb.
Kitap ayraçları
Yarışmalar,
Radyo ve televizyonlardaki küçük ilanlar (spotlar, kamu spotları),
Mektuplar,
Festivaller, fuarlar,
Internet, (Web sayfası, e-posta, Facebook, YouTube, Twitter, blog vs.)
Televizyon, radyo, gazete.
…
10. AMAÇ:
Kütüphane ve bilgi merkezleri ile verilen
hizmetler konusunda halkı aydınlatmak,
Düzenlenen bilgi hizmetlerini benimsetmek,
Kütüphane ve bilgi merkezlerine karşı olumlu
tutum ve davranışlar yaratmak,
Kararların doğruluk derecesini artırmak ve
hizmetlerin daha çabuk ve kolay yürütülmesini
sağlamak amacıyla, halkın öneri ve şikayetlerini
çeşitli yöntemlerle toplamak ve değerlendirmek,
Halkın sempati, ilgi ve desteğini sağlamak vb.
11. Kısa Tarihçe…
Tarihsel süreçte, genel halkla ilişkiler uygulamalarıyla paralellik…
19. yüzyılın sonlarıyla 20. yüzyılın başları, halkı bilgilendirme
konusunda “publicity” (tanıtım) terimi kullanılmakta,
kütüphanecilik alanında da, önceleri “reklam” terimi kullanılmış
(yerel gazetelerde yeni kitapların listelerinin verilmesi), daha
sonraları “tanıtım” kavramı benimsenmiş (Denver Halk
Kütüphanesi Müdürü John Cotton Dana, kütüphanesinde ilk defa
bir çocuk bölümünün ayrılması gibi yeni hizmetleri tanıtmıştır.)
1910-1920 yılları arasında kütüphanecilikte halkla ilişkilerin
önemine ilişkin çok sayıda makale ve el kitabı yazılmıştır.
Amerikan Kütüphane Derneği (ALA) 1913 yılında halkla ilişkiler
çalışmaları için sürekli bir personel çalıştırmaya başlamıştır.
“Public Relations of Libraries” şeklindeki konu başlığı “Library
Literature”ın ilk kez 1943-45 cildinde yer almıştır.
1950’lerin sonlarında, ALA ve Ulusal Kitap Komitesi’nin işbirliği ile
ilk kez Ulusal Kütüphane Haftası, kütüphanelerin bir yıllık tanıtım
çalışmalarının ortaya konulduğu ve kütüphanecilere tanıtım ve
halkla ilişkiler konusunda temel bilgilerin verildiği bir ortam olmaya
başlamıştır.
12. Kısa Tarihçe
Halkla ilişkiler konusunda kapsamlı çalışmalar yapılmaya
başlanmasıyla, kullanılan araçlar da çeşitlilik kazanmıştır.
Gelişmeler personel ihtiyacını da artırmış, 1970’lerin sonunda
Amerika’da halk kütüphanelerinde ve birkaç üniversite
kütüphanesinde tam zamanlı olarak 250’ye yakın halkla ilişkiler
personeli görev almıştır.
ALA tarafından radyo ve televizyonlarda kütüphanelerle ilgili spotlar
yayınlanmaya başlamış…
Günümüze çok yakın dönemlere gelindiğinde, halkla ilişkilerin;
tanıtım, reklam ve propaganda gibi kavram ve uygulamalardan
farklı olduğunun açıkça ortaya konulması, kütüphanecilik alanındaki
uygulamalara da yansımıştır.
Günümüz...
Kütüphanecilik, halkla ilişkiler ve teknolojideki gelişmelerle eş
zamanlı olarak çok büyük ilerlemeler kaydedilmiştir.
En önemli gelişme; hem halkla ilişkilerde hem de kütüphanecilik
alanında “hizmet”in, asıl hareket noktası olduğu gerçeğine yönelik
sağlam bir bilinç oluşmaya başlamasıdır.
14. Teorik Çalışmalar ...
Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinin lisans
programlarındaki dersler;
Halkla İlişkiler
Bilgi Pazarlaması
Bilgi Hizmetlerinin Pazarlanması
Ve başka derslerin içerisinde…
Zorunlu
Seçmeli
Lisans programlarının farklı yıl ve dönemlerinde
15. Teorik Çalışmalar:
Kütüphanecilikte halkla ilişkiler konusunda;
6 lisansüstü tez
8 bilimsel makale
14 konferans metni ve bildiri
3 serbest yazı
2 röportaj
İlgili yazılardan oluşmuş bir kitap
16. Uygulama:
Halkla ilişkiler faaliyetlerinde halk kütüphaneleri öncü …
Yakın dönemde üniversite kütüphaneleri atakta…
Genellikle Kütüphane Haftası’nda yoğunlaşan çalışmalar…
Geniş kitlelere ulaşmak için özellikle yerel basın, çok nadir olarak TRT ve özel
televizyonlar akla geliyor…
Genelde yerel gazeteler tercih edilirken, ulusal gazeteler daha çok kütüphane
haftalarını dikkate alıyor…
Gazetelerde kütüphane yöneticileri ile kütüphaneci yazıları çok az sayıda yer alıyor…
Ulusal medyanın ilgisi kitap yasakları, açılışlar gibi konularda…
TKD Halkla İlişkiler Sürekli Grubu’nun kuruluşu (Ekim 2005):
TKD’nin çeşitli konulardaki duyurularının yapılması,
Görev değişiklikleri vb. durumlar, meslektaş çalışmaları ve mesleki yayınların kutup-l’de
duyurulması,
Kütüphane Haftası çalışmaları,
TKD ve HİG logolu halkla ilişkiler araçlarının dağıtılması,
BBY Bölümlerinin ziyaret edilmesi,
E-bülten yayınlama…
Bölge semirlerinde halkla ilişkiler konusunun talep edilmesi (2006-2007)…
ANKOS’un halkla ilişkiler grubu oluşturması…
Bir üniversite kütüphanesinin halkla ilişkiler için personel görevlendirmesi (2012)…
Sosyal medyayla halkla ilişkiler yolculuğuna çıkış…
18. Türk kütüphaneciliğinin genelinde ve kütüphanelerimizde gerekli
düzeyde halkla ilişkiler çalışması yapılmıyor.
Alanımız bütün yönleriyle ve gerektiği gibi tanıtılamıyor.
Yapılan tanıtım faaliyetleri kütüphaneye gelen kullanıcılarla sınırlı
olup, potansiyel kullanıcılar fazlaca dikkate alınmıyor.
Kütüphanelerde halkla ilişkiler birimi / görevlisi bulunmuyor.
Kütüphane yöneticileri ve kütüphaneciler halkla ilişkilerin ne olduğu
konusunda doğru bilgiye sahip değildir.
“Halkla ilişkiler” kavramına karşılık olarak; “doğru iletişim” ,
“tanıtım”, “reklam”, “pazarlama”, “hizmet kalitesi” ve “müşteri
memnuniyeti” gibi kavramlar dile getiriliyor.
Halkla ilişkiler çalışmalarında temel sorumluluk kütüphane
yöneticilerinde olduğu halde, çok küçük bir bölümü bunun farkında.
Yöneticilerin yaklaşık ¾’ü ilk beş görevi arasında halkla ilişkilerle
ilgili çalışmalara yer vermiyor.
Çünkü bu konuda birinci derece sorumluluğun BBY bölümlerine,
mesleki derneklere ve kütüphanecilere ait olduğunu düşünüyorlar.
Kullanıcı memnuniyetinin yolunun etkin halkla ilişkilerden geçtiği
yönündeki net gerçek göz ardı ediliyor.
19. Yöneticilerin büyük çoğunluğu öğrenimleri sırasında halkla ilişkiler
konusunda eğitim almamış. Ama gerekliliğe vurgu yapıyorlar.
Kütüphanecilerin çok küçük bir bölümü lisans öğrenimlerinde halkla
ilişkiler konusunda ders almış; almayanlar da verilmesine işaret ediyor.
Halkla ilişkiler konusunda çeşitli düzeylerde eğitim almış az sayıda meslek
elemanı halkla ilişkileri doğru şekilde tanımlamaktadır.
Bu veriler, halkla ilişkiler konusundaki eğitim gereksinimini net bir şekilde
ortaya koymaktadır.
BBY bölümlerinde halkla ilişkiler dersi konulması çok önemli, ancak
kimilerinde seçmeli olması büyük bir olumsuzluk.
Önceki dönem mezunlarına yönelik olarak kurs, seminer vb. yöntemlerle
eğitim verilmesi acil bir ihtiyaç.
Halkla ilişkiler amacıyla televizyon, radyo ve gazete gibi toplumsal etkisi
büyük araçlardan yeterince yararlanılmıyor.
“Kütüphane yöneticileri medyadan neden yeterince yararlanmıyor?”
“halkla ilişkiler konusunda yeterli bilgiye sahip değilim”,
“mevzuat uygun değil”,
“maddi yetersizlik”,
“uygun mesajları oluşturarak medyanın dikkatini çekemiyoruz”,
“yeterli personele sahip değilim”,
“kullanıcılar halkla ilişkiler konusundaki girişimlere karşı ilgisiz”,
“medya yetkilileri girişimlerimize olumlu cevap vermiyor.”
20. Medya yetkililerinin sözleri ve yönetmelikler, uygun girişimlerle
medyadan yararlanmanın mümkün olduğunu gösteriyor.
Medya yetkilileri, kütüphane yöneticilerinin yoğun şekilde talepte
bulunmadıklarını belirtiyor.
Halkla ilişkiler amacıyla medyada daha çok kütüphane yöneticileri
dışındaki kişiler yer alıyor; Kültür (ve Turizm) Bakanı, Belediye
Başkanı, Vali, Kütüphaneler (ve Yayımlar) Genel Müdürü ve Türk
Kütüphaneciler Derneği Genel Başkanı vs.
Medya, Kütüphane Haftası açılışları ve sansür vb. konular
bağlamında kütüphanelere ilgi gösterme eğiliminde.
Medyadan yararlanma konusunda, halk kütüphaneleri öncü rolünde.
Özel kütüphaneler ile üniversite kütüphaneleri onları izliyor.
İnternet teknolojisinin sunduğu imkanlar doğrultusunda özellikle
üniversite kütüphanelerinin atağa geçtiği görülüyor. Sosyal
medya can simidi olmuş durumda.
Kütüphanelerimizde planlı halkla ilişkiler çalışmaları yapılmadığından
faaliyetlerle ilgili ayrıntılı dosyalar oluşturulmuyor.
Medyadan az ya da çok yararlanan veya hiç yararlanmayan
yöneticilerin, örgün eğitim ve hizmet içi eğitim bağlamında halkla
ilişkilere yer verilmesini istemeleri problemin saptanması açısından
önemli.
22. Halkla ilişkiler konusunda bilinç ve bilgi donanımı için BBY lisans öğrenim
programlarında zorunlu halkla ilişkiler dersi yer almalı,
Başka bir yöntem olarak, mezunlar halkla ilişkiler bölümlerinin lisansüstü
programlarına yönlendirilebilir,
Kütüphane yöneticileri halkla ilişkiler çalışmalarında birinci derece
sorumluluğun kendilerine ait olduğunu kabul etmeliler,
Kütüphaneleri planlı halkla ilişkiler çalışmaları yapmaya özendirmek amacıyla
ödüllü yarışmalar düzenlenmeli; TKD tarafından bir süredir verilen halkla
ilişkiler ödülü tüm kütüphane türlerine yönelik olmalı ama mutlaka planlı
çalışmalara verilmeli,
Dernekler tarafından kütüphanecilikte halkla ilişkiler konusunda teorik bilgiler
ile iyi uygulama örneklerini içeren yayınlar (kitap, broşür, ...) yayımlanmalı,
Dernekler (TKD, ÜNAK, ANKOS vb.) halkla ilişkiler konusunda sempozyum,
seminer, çalıştay, konferans vb. hizmet içi faaliyetler düzenlemeli,
Kütüphanelerimiz kolay kullanımlı birer web sayfası oluşturmalı; bu sayfalar
hizmet ve koleksiyon tanıtımı yanında e-posta ile geri bildirim için kullanılmalı,
Kütüphane binaları inşa edilirken içerisinde çeşitli ölçülerde salonlar da
yapılmalı, bu salonlar kütüphaneyle ilgili olmasa dahi toplantı, sergi vb.
çalışmalar için kullandırılarak halkın bu yolla da olsa kütüphaneden içeriye
girmesi sağlanmalı,
Gerekli koşullar sağlanarak, özellikle potansiyel kullanıcıları kütüphaneye
çekebilmek amacıyla kütüphanelerin uygun alanlarında film günleri vb.
düzenlenmeli,
23. Mevcut ve potansiyel kullanıcı profilleri çıkarılarak, sürekli iletişim içinde
beklenti ve şikayetler toplanmalı, elde edilen veriler hizmet yapılanmasında
değerlendirilmeli,
Tanıtım amaçlı poster, afiş, ilân vb. araçlardan yararlanmak amacıyla, her
mekan (kurum yemekhanesi, bina girişleri, bekleme alanları vb. ) aktif olarak
kullanılmalı,
Bağlı bulunulan kurumların dergi vb. yayınlarında kütüphane ile ilgili
bilgilerin ve geniş yazıların yer almasına çalışılmalı,
Kütüphaneyi tanıtan renk, şekil vb. unsurlar açısından albenili broşürler
hazırlanmalı,
Hiçbir halkla ilişkiler aracında güncelliğini yitirmiş bilgi bulundurulmamalı,
Kütüphane web sitesi, blog vb. araçlar son derece dinamik olmalı,
Kütüphane yöneticileri, çalışmalarına destek sağlamaya yönelik olarak,
bölgesinde yaşayan yardımseverlerle güçlü ilişkiler yürütmeli,
Ayrıca, hizmet bölgelerindeki belediye, okul, vakıf, dernek vb. kurumlarla
sıkı ilişki ve işbirliği içerisinde bulunmalı,
Yöneticiler, bağlı bulundukları üst kurumun halkla ilişkiler birimleriyle
bağlantı içinde olmalı,
Kütüphaneciliğin teknik hizmet ağırlıklı bir meslek olmasına karşın, insan
odaklı olduğu asla unutulmamalı,
Kütüphane yöneticileri medyadan etkin şekilde yararlanmalı,
Planlı halkla ilişkiler hazırlığı aşamasında, bugüne kadar yapılmış çalışmalar
(Fındık,1985; Yılmaz, 1996; Kayan, 1996; Sönmez, 2000; Çağlar Gül, 2006; Gedikçi Öndoğan, 2010) dikkatle
incelenmeli,